SỰ CẦN THIẾT CỦA PHẦN MỀM KHO TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc liên quan tới tổ chức, sắp xếp và giám sát kho lưu trữ hàng hoá. Việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt số lượng hàng hóa xuất - nhập - tồn để có kế hoạch phù hợp. Vậy làm thế nào để quản lý hàng hóa trong kho một cách hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý kho

Quản lý kho bằng thủ công không còn phù hợp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý kho hàng bằng sổ sách, file excel hay các database. Tuy nhiên, khó khăn gặp phải đó là quy trình xuất - nhập rời rạc, dễ bị nhầm lẫn, không kiểm soát được lượng hàng cụ thể, mất nhiều thời gian kiểm đếm lại,... Điều này ảnh hưởng đến báo cáo tồn kho cũng như báo cáo kinh doanh của doanh nghiệp.

Chưa kể hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ vào quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, các doanh nghiệp yêu cầu các đối tác, khách hàng có các phần mềm có thể tích hợp vào hệ thống của họ để chia sẻ và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và minh bạch.

*Quản lý kho bằng phương pháp truyền thống đã không còn phù hợp*

Phần mềm quản lý kho hàng toàn diện

Phần mềm quản lý kho hàng hay phần mềm kho là phần mềm chuyên dụng thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm soát và theo dõi các hoạt động xuất hàng, nhập hàng, lưu trữ, tồn kho,… trong kho hàng. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tích hợp các phần mềm khác như: quản lý mua hàng, quản lý đơn hàng, quản lý sản xuất,....

Với phần mềm quản lý kho, từ nhà quản lý, thủ kho và các bộ phận liên quan khác đều được thiết lập trên phần mềm để nắm bắt được tình hình nhằm quản lý kho hàng toàn diện.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho hàng

Ứng dụng phần mềm trong quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp:

Quản lý chi tiết và chính xác hàng hóa

Thông tin hàng hóa được cụ thể, chính xác về số lượng, ngày giờ, tên hàng, nhóm hàng, hạn sử dụng,... Phần mềm còn hỗ trợ quy đổi hàng hóa theo nhiều đơn vị tính khác nhau làm việc quản lý định mức trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt với việc sử dụng mã vạch thì việc nhập liệu sẽ được tự động quét và ghi nhận chính xác.

Phân tích sự lưu chuyển của dòng hàng

Dựa vào các dữ liệu nhập kho, xuất kho, phần mềm quản lý kho sẽ xác định được hàng nào được sử dụng nhiều nhất - ít nhất, hàng hóa nào bán chạy nhất - tồn kho nhất,…Từ đó, chủ doanh nghiệp xác định được xu hướng lưu chuyển hàng hóa trong kho để có kế hoạch nhập hàng mới hoặc giải phóng hàng tồn quá lâu.

Tối ưu hóa việc lưu kho

Các quá trình nhập và xuất hàng được kiểm soát liên tục dựa trên các điều kiện tối ưu do người sử dụng đặt ra. Vì vậy, hàng hóa sẽ luôn được lưu trữ ở số lượng vừa đủ làm giảm thiểu việc tồn đọng cũng như cảnh báo hàng tồn tối thiểu để tránh bị hết hàng.

Quản lý hàng hóa mọi lúc, mọi nơi

Với phần mềm quản lý kho hàng, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra được dữ liệu hàng hóa trong kho tại bất kỳ thời điểm nào và bất kỳ ở đâu một cách chính xác và cụ thể. Từ đó, chủ doanh nghiệp có thể dự đoán tình hình và đề ra chiến lược kinh doanh đúng đắn.

Hệ thống kiểm soát minh bạch, rõ ràng

Phần mềm quản lý kho giúp quy trình quản lý được minh bạch, rõ ràng. Với việc phân quyền và liên kết các bộ phận khác, hàng hóa khó có tình trạng mất mát xảy vì được kiểm soát liên tục và công khai.

Tiết kiệm chi phí quản lý

Thay vì phải thuê nhiều người kiểm soát hàng hóa trong kho thì với phần mềm quản lý đã giảm bớt sức lao động của con người, giúp cho công việc quản lý hàng trong kho trở nên đơn giản và chính xác hơn. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí quản lý.

*Phần mềm quản lý kho mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp*

Giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý kho chính xác, hiệu quả

Với những tính năng ưu việt nêu trên, phần mềm quản lý kho ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Tuy nhiên lựa chọn phần mềm nào để phù hợp với lĩnh vực hoạt động cũng như quản lý kho hiệu quả là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm.

IntelERP đã nghiên cứu và cho ra mắt phần mềm quản lý kho tiện ích. Với nền tảng công nghệ ERP mới nhất hiện nay, dễ dàng chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng, có thể tích hợp được với các phần mềm khác, tạo nên một hệ thống quản trị thống nhất. Cùng với những tính năng vượt trội cho người dùng:

Tính năng kiểm tra bằng mã vạch giúp kiểm tra hàng hóa tức thì, nhanh chóng và chính xác.
Quản lý chi tiết hàng hóa, phân loại, nhóm hàng và tích hợp các đơn vị đo đếm, quy đổi số lượng nhanh chóng.
Quản lý hạn mức sản phẩm, khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu.
Quản lý các phiếu chuyển kho dựa trên các yêu cầu duyệt/xác nhận nhập kho/xuất kho từ bộ phận khác.
Hệ thống báo cáo tự động, tổng hợp đa dạng, hình ảnh minh họa chính xác.
Quản lý tổng hợp và chi tiết công nợ của nhà cung cấp.
Phân quyền người dùng trong hệ thống, bảo mật thông tin cao.
Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn.
Hỗ trợ nhập – xuất dữ liệu dưới dạng file excel.

Ngoài ra phần mềm quản lý kho IntelERP còn cung cấp rất nhiều tiện ích khác. Mục đích của những chức năng này chính là giúp doanh nghiệp quản lý hàng hoá một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất. Quý doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý kho, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể hoặc đăng ký dùng thử miễn phí.