QUẢN LÝ DÒNG TIỀN BẰNG EXCEL - LỢI BẤT CẬP HẠI

Dòng tiền luôn là một mối quan tâm rất lớn của mỗi doanh nghiệp, nhất là các đơn vị kinh doanh. Vì vậy, việc tính toán dòng tiền luôn cần đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng. Có không ít các công cụ ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả hơn. Trong đó, quản lý dòng tiền bằng excel được khá nhiều đơn vị sử dụng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy quản lý bằng Excel tồn tại khá nhiều nhược điểm. Hãy cùng IntelERP tìm hiểu chi tiết quản lý dòng tiền bằng Excel - lợi bất cập hại như thế nào và làm sao để giải quyết vấn đề đó nhé.

Ưu điểm khi quản lý dòng tiền bằng Excel

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng Excel như một công cụ trong việc thống kê và quản lý dòng tiền bởi các ưu điểm của nó:

Tiết kiệm chi phí

Ưu điểm đầu tiên của Excel đó là phần mềm được cài đặt miễn phí trên hầu hết máy tính. Để có thể sử dụng một cách tốt nhất và không giới hạn, bạn chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office. Do đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đầu tư ban đầu.

Dễ dàng sử dụng

Excel là công cụ phổ biến bởi các tính năng đơn giản, dễ dùng, hầu hết ai cũng sử dụng được. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ không mất chi phí và thời gian đào tạo nhân viên như các giải pháp khác.

Dễ dàng tùy chỉnh

Với Excel, bạn có thể thêm hoặc bớt thông tin hay sửa dữ liệu một cách rất dễ dàng. Ngoài ra, Excel còn cho phép tạo lập rất nhiều công thức khác nhau, giúp dữ liệu có thể tự động thay đổi khi dữ liệu liên quan khác thay đổi.

Nhược điểm khi quản lý dòng tiền bằng Excel

Excel có nhiều ưu điểm, tuy nhiên khi dữ liệu ngày càng nhiều lên hoặc do nhu cầu bảo mật, Excel lại bộc lộ những nhược điểm khó khắc phục:

Tính chuyên sâu thấp

Excel chỉ là một công cụ phổ thông với các chức năng tính toán thông thường. Do đó các tính năng chuyên sâu để quản lý dòng tiền sẽ không hề có. Chẳng hạn như tính năng tổng hợp thu - chi tức thời tại một thời điểm; so sánh, báo cáo tình hình thu - chi ở các bộ phận, chi nhánh hay quản lý chi tiết các nguồn tiền và cơ cấu sử dụng vốn; đưa ra cảnh báo cho chủ doanh nghiệp để cân đối thu - chi cho hợp lý.

Việc không quản lý được các số liệu tài chính chi tiết, chính xác cũng như không nắm được bức tranh tổng thể về dòng chảy của nguồn tiền sẽ dẫn tới thất thoát hoặc sai sót trên báo cáo tài chính về doanh thu, lợi nhuận.

Khó kết hợp

Excel là một phần mềm tính toán độc lập nên không thể liên kết với bất kỳ phần mềm, thiết bị chuyên dụng khác được. Việc khớp số liệu thu - chi với các bộ phận bán hàng, kho vận, kinh doanh,... gặp nhiều khó khăn do các dữ liệu này phân tán ở nhiều file, nhiều sheet khác nhau.

Dữ liệu không được đồng bộ trên cùng một hệ thống mà phải tìm kiếm và thu thập từ nhiều nguồn khác nhau sẽ làm mất rất nhiều thời gian. Thêm nữa là quá trình nhập liệu thủ công, dữ liệu có thể được chỉnh sửa khi truyền đi sẽ làm tăng khả năng sai sót.

Độ bảo mật kém

Do tính chất dễ sửa đổi, dễ gửi file, Excel đã dần dần hình thành nhược điểm của nó là độ bảo mật kém. Nếu không cài đặt mật khẩu cho file Excel hoặc chọn chế độ hạn chế quyền chỉnh sửa trên Google Sheet thì dữ liệu sẽ dễ dàng bị thay đổi hoặc rò rỉ ra bên ngoài. Chưa kể đến việc có “lỡ tay” xóa mất hoặc quên lưu thay đổi thì dù có tìm bao lâu cũng không thể khôi phục lại được.

Phần mềm quản lý tài chính IntelERP - trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp

Để khắc phục được những nhược điểm trên, chúng tôi đưa ra một giải pháp hữu ích cho các nhà quản trị trong việc quản lý dòng tiền hiệu quả, đó chính là phần mềm quản lý tài chính IntelERP. Phần mềm quản lý tài chính IntelERP có nhiều tính năng ưu việt:

Quản lý dòng tiền ra - vào hàng ngày từ các nguồn tiền: quỹ tiền mặt, tiền ngân hàng, tiền công nợ. Giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chi tiết, theo dõi được sát sao và phân bổ hợp lý cơ cấu dòng tiền, đảm bảo an toàn tài chính.
Tự động lập các sổ sách và báo cáo cực kỳ chính xác và nhanh chóng với sự tích hợp nhiều loại báo cáo chi tiết về bán hàng, thu chi, kho, quỹ, nguyên vật liệu, công nợ, ngân hàng, doanh thu, lợi nhuận,…
Cho phép người dùng sử dụng mọi lúc mọi nơi, truy cập nhanh chóng trên các trình duyệt web. Bạn có thể nắm bắt được tình hình tài chính, duyệt chi online, xem báo cáo trên app một cách nhanh chóng và chính xác.
Tính năng bảo mật cao với việc phân quyền cho từng cấp quản lý các hạng mục dòng tiền khác nhau, đảm bảo đúng người đúng việc, tránh sai sót, chồng chéo.

Việc quản lý dòng tiền bằng Excel mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng bộc lộ nhiều hạn chế cho hoạt động của doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý tài chính là vô cùng cần thiết và ngày càng trở thành xu hướng tất yếu. Phần mềm IntelERP không chỉ giúp bảo mật dữ liệu tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và quản lý hiệu quả dòng tiền hơn.

Hi vọng với những thông tin chi tiết trên đây sẽ giúp bạn dễ dàng quyết định ứng dụng phần mềm quản lý tài chính vào hoạt động của doanh nghiệp mình.