PHẦN MỀM GIAO VIỆC INTELERP - TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC TỪ A

PHẦN MỀM GIAO VIỆC INTELERP - TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC TỪ A - Z

Quy trình làm việc được ví như là bộ khung vững chãi giúp mọi tổ chức, doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển, nhất là trong thời kỳ biến động thị trường như ngày nay. Rất nhiều nhà quản lý vẫn đang loay hoay đi tìm cách thức vận hành phù hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, IntelERP đã cho ra mắt ứng dụng phần mềm giao việc IntelERP - tự động hóa quy trình làm việc từ A - Z. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau để thấy được vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm giao việc IntelERP ngay hôm nay.

Sự cần thiết của phần mềm giao việc

Tại mỗi doanh nghiệp thường có nhiều cấp bậc làm việc và nhiều phòng ban khác nhau như nhân viên, leader, giám đốc, phòng kinh doanh, phòng vật tư, phòng kế toán,… Vì vậy, mỗi một công việc không những thuộc một bộ phận mà còn liên quan đến nhiều bộ phận, cấp quản lý khác nhau. Cụ thể, nhà quản lý và nhân viên thường gặp phải những khó khăn sau:

Giao việc qua nhiều hình thức zalo, email, bằng miệng và nhiều cấp quản lý, phòng ban khác nhau dẫn đến thông tin dễ bị sai lệch.
Không giám sát được tiến độ công việc, thời gian hoàn thành bao lâu và ai là người phụ trách từng nhiệm vụ, quy trình và những người liên quan.
Không biết ai đang nhiều việc, ai đang ít việc để phân bổ nguồn lực và sắp xếp công việc cho hợp lý.
Không biết việc nào quan trọng, việc nào cần ưu tiên làm việc, việc nào liên quan đến bộ phận khác.
Thiếu thông tin đánh giá kết quả, hiệu suất làm việc và mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, báo cáo được kết quả.
Trao đổi, tương tác và giải quyết công việc trên các ứng dụng mất nhiều thời gian bởi các thông tin không liên quan và không tập trung về một nơi.

Và còn vô số khó khăn khiến cho quy trình làm việc gặp khó khăn làm ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc.

Tự động hóa quy trình làm việc với phần mềm giao việc IntelERP

Giúp các doanh nghiệp khắc phục triệt để những khó khăn trên, IntelERP đã cho ra đời phần mềm giao việc giúp tự động hóa quy trình việc cho doanh nghiệp với các tính năng nổi bật

Tự động hóa quy trình các bước

Phần mềm giao việc khởi tạo nhanh danh sách công việc dạng list và chuẩn hóa quy trình công việc của cho từng cá nhân, từng phòng ban. Ngoài thiết lập quy trình nội bộ phòng, IntelERP còn hỗ trợ thiết lập cũng như liên kết dữ liệu, quy trình liên phòng ban, liên chi nhánh để tạo thành một quy trình khép kín, đồng bộ trong doanh nghiệp. Mỗi một công việc, quy trình sẽ có các trường thông tin cơ bản:

+ Tên quy trình

+ Các nhiệm vụ, công việc con trong từng giai đoạn

+ Thành viên tham gia (người quản trị, thành viên tham gia, người theo dõi)

+ Chỉ tiêu đặt ra cho từng nhiệm vụ, công việc

+ Lịch làm việc, tiến độ chi tiết cho từng công việc

+ Trạng thái công việc (đang chờ, đang làm, hoàn thành, quá hạn hay tạm dùng)

+ Tài liệu đính kèm, trao đổi dưới mỗi task nhiệm vụ

+ Tự động hóa chuyển bước mỗi khi hoàn thành công việc tại mỗi bước thực hiện

+ Kết nối và tự động chuyển giao nhiệm vụ ở các quy trình khác nhau

Chỉ cần thiết lập quy trình mẫu và gán công việc vào quy trình có sẵn, tất cả các tác vụ thực hiện sẽ được tự động theo cấu hình trước đó.

Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc

Phần mềm giao việc IntelERP kiểm soát chặt chẽ quy trình làm việc

Các nhân viên tham gia quy trình có thể tương tác, trao đổi, chia sẻ và giải quyết công việc nhanh chóng gắn với nhiệm vụ được giao. Đảm bảo quy trình được xuyên suốt, không bị tắc nghẽn.
Phần mềm tự động gửi thông báo cho thành viên tham gia vào từng quy trình mỗi khi công việc được hoàn tất hay chuyển tiếp giai đoạn. Tránh tình trạng bỏ sót việc, quên việc hay chậm trễ xử lý .
Với các quy trình phức tạp đòi hỏi giám sát chặt chẽ, phần mềm hỗ trợ chuyển bước chỉ khi được người kiểm duyệt chất lượng. Còn nếu chưa đạt chất lượng, phần mềm cũng cho phép bạn quay trở lại các giai đoạn phía trước và giao việc lại cho nhân viên yêu cầu tái thực hiện để đạt yêu cầu.
Phần mềm theo dõi nhanh các điểm nóng, quy trình đang bị tắc nghẽn ở giai đoạn nào, chậm trễ deadline do đâu. Nếu một nhiệm vụ chậm biết ngay chậm do bước nào, ai phụ trách để kịp thời đưa ra hướng xử. Tránh ảnh hưởng đến tiến độ và quy trình chung của cả hệ thống.

Tự động đo lường hiệu quả

IntelERP cung cấp báo cáo đa dạng bằng bảng, biểu đồ, sơ đồ minh họa trên nền tảng web và di động, giúp người dùng có thể nắm bắt được tình hình công việc mọi nơi mọi lúc

Báo cáo chi tiết về thời gian thực hiện, trạng thái nhiệm vụ đang triển khai tại mỗi bước của quy trình
Báo cáo hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban, mỗi chi nhánh tham gia.
Hỗ trợ xuất File Excel tất cả các dữ liệu báo cáo trên hệ thống theo từng giai đoạn hoặc theo tuần/tháng/quý.
Đo lường chính xác hiệu quả và năng lực làm việc của từng cá nhân.
Đưa ra lý do một nhiệm vụ thất bại dựa trên báo cáo tổng hợp, là cơ sở cho việc ra cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.

Với nhiều ưu điểm vượt trội nêu trên, phần mềm giao việc IntelERP giải quyết bài toán giao việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc từ A - Z.