MẸO QUẢN LÝ THỜI GIAN GIÚP TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN

Thời gian không phải là nguồn tài nguyên vô hạn đối với mỗi con người và càng không phải vô hạn đối với các doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu phát triển công ty, chủ doanh nghiệp cần phải có những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho chính mình cũng như cho nhân viên. Cùng IntelERP tham khảo mẹo quản lý thời gian giúp tăng năng suất làm việc cho nhân viên qua bài viết sau.

Mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho doanh nghiệp

Có rất nhiều phương pháp quản lý thời gian như quản trị thời gian bằng ma trận Eisenhower, quản lý thời gian bằng To do list hay kỹ thuật quả cà chua Pomodoro,... Các phương pháp này được tóm gọn thành các mẹo quản lý sau để giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng hình dung và thực hiện:

Liệt kê danh sách công việc cần làm

Chủ doanh nghiệp cần đưa ra các nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong doanh nghiệp bằng việc lập danh sách các việc cần làm trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong quý. Việc này giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt các đầu việc cần phải làm, lãnh đạo quản lý được khối lượng công việc và quỹ thời gian của nhân viên.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Chủ doanh nghiệp cần phân định tính quan trọng của từng loại công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên giải quyết các vấn đề. Sau đó hướng dẫn nhân viên phân loại việc nào quan trọng cần phải làm trước, việc nào có thể để lại sau. Hãy đánh dấu lại những công việc cần được ưu tiên và làm ngay để đảm bảo hoàn thành đúng thời gian rồi hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Lên thời gian cụ thể cho công việc

Để tiết kiệm thời gian cho mọi việc, với tư cách là chủ doanh nghiệp bạn cần lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện từng bước/giai đoạn, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đó. Việc xác định thời gian cụ thể giúp nhà lãnh đạo nắm bắt và theo dõi được tiến độ làm việc, đốc thúc nhân viên tăng nhanh tiến độ công việc và không bị lãng phí thời gian.

Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành từng bước nhỏ

Việc chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các công việc nhỏ cùng thời gian giải quyết cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành dễ dàng hơn và không bị quá áp lực bởi các mục tiêu đã đề ra. Đặc biệt là trong quản lý dự án với rất nhiều đầu việc thì cần phân rõ các đầu việc, phân bổ thời gian, giải quyết từng công việc nhỏ sẽ đảm bảo hoàn thành dự án hiệu quả và đúng tiến độ.

Dừng đa nhiệm cùng một lúc

Thực hiện nhiều công việc cùng lúc sẽ làm phân tán sự tập trung, giảm khả năng phân bổ và quản lý thời gian xử lý công việc. Vì vậy bạn nên hướng dẫn nhân viên liệt kê các danh sách công việc, làm theo thứ tự và thực hiện theo đúng trình tự sắp xếp như đã nêu bên trên để đạt được hiệu quả cao nhất.

Nghỉ giải lao ngắn trong khi làm

Các nghiên cứu chỉ ra rằng bộ não con người có thể tập trung vào một công việc trong khoảng 90 - 120 phút. Sau 90 phút, năng suất làm việc sẽ bắt đầu giảm xuống. Vì vậy, bạn không nên bắt nhân viên làm việc liên tục. Bạn có thể cho nhân viên giải lao ngắn khoảng 10 - 20 phút để phục hồi năng lượng, giảm bớt căng thẳng, thư giãn hơn rồi quay trở lại công việc tập trung hơn.

Khích lệ tinh thần nhân viên

Thay vì thúc ép tiến độ hay tạo ra những căng thẳng cho nhân viên thì phương pháp khích lệ lại mang đến hiệu quả không ngờ. Hãy khích lệ nhân viên của mình làm việc chủ động, thoải mái và sáng tạo. Đôi khi chỉ một lời hỏi thăm, lời khuyên, những chia sẻ hay khen thưởng trong công việc sẽ là nguồn động lực để nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

Kết hợp công nghệ vào quản lý thời gian

Trong thời đại 4.0, việc áp dụng công nghệ vào bộ máy làm việc của doanh nghiệp dường như là tất yếu. Việc áp dụng các ứng dụng phần mềm công nghệ vào quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian phân bổ, xử lý công việc nhanh chóng cũng như nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc cho nhân viên và tiết kiệm được nhiều chi phí.

IntelERP - Giải pháp quản lý thời gian hiệu quả

Hiểu rõ những vấn đề của doanh nghiệp trong việc xây dựng thời gian làm việc cho từng thành viên trong công ty, IntelERP đã cho ra đời hàng loạt ứng dụng phần mềm:

- Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ nhà quản lý giao việc, theo dõi, giám sát tiến độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, nhóm làm việc hay phòng ban. Với hình ảnh trực quan, sinh động theo dạng lịch, bảng biểu, biểu đồ,... nhà quản lý có thể quản lý công việc nhanh chóng, tức thời và hiệu quả.

- Phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân sự. Với các tính năng quản lý hồ sơ nhân sự, lên kế hoạch đào tạo nhân sự, tính lương theo bảng chấm công,... Phần mềm giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian quản lý mà vẫn nắm bắt thông tin nhân sự chính xác, kịp thời.

- Phần mềm quản lý tài chính với tính năng quản lý thu - chi giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền ra - vào hàng ngày một cách minh bạch. Báo cáo được chi tiết theo ngày, giờ, khách hàng,...giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi nguồn tiền công ty. Từ đó có kế hoạch phân bổ dòng tiền hợp lý cũng như có thời gian tập trung triển khai các chiến lược phát triển công ty.

- Phần mềm quản lý kho là một phần mềm hữu ích được xây dựng để giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách chính xác, cụ thể, tức thời. Phần mềm giúp tiết kiệm chi phí và thời gian quản lý cho doanh nghiệp hơn rất nhiều so với việc quản lý kho hàng thủ công bằng sổ sách, excel hay kiểm đếm.

Và còn rất nhiều phần mềm ứng dụng theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp.

Quản lý thời gian làm sao cho hiệu quả luôn là một vấn đề chưa bao giờ dễ dàng đối với các nhà quản trị. Hy vọng với các mẹo quản lý thời gian giúp tăng năng suất làm việc nêu trên sẽ giúp các chủ doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng cũng như góp phần xây dựng, phát triển doanh nghiệp thành công.