EXCEL HAY PHẦN MỀM KIỂM KHO? ĐÂU LÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU TRONG QUẢN LÝ KHO?

Quản lý kho là một công việc cực kỳ phức tạp đối với bất cứ doanh nghiệp nào, nhất là các đơn vị kinh doanh bán lẻ. Bên cạnh các phương pháp quản lý truyền thống như sổ sách, excel thì ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý kho ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy Excel hay phần mềm kiểm kho? Đâu là giải pháp tối ưu trong quản lý kho? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Excel hay phần mềm kiểm kho

Excel hay phần mềm kiểm kho sẽ là lựa chọn tối ưu trong quản lý kho? Cùng so sánh qua một số tiêu chí dưới đây để có nhìn nhận khách quan nhất

Về thông tin dữ liệu đầu vào

Bảng excel sẽ hoạt động trên cơ sở căn cứ vào các dữ liệu nhập đầu vào. Nếu việc nhập liệu được thực hiện thủ công thì lỗi của con người là không thể tránh khỏi. Chẳng hạn lỗi chính tả tên hoặc địa chỉ, quên điền vào một trường cụ thể, dữ liệu kho không chính xác hoặc không cập nhật được,... Từ đó không đảm bảo được độ tin cậy, chính xác và dẫn đến nhầm lẫn, sai sót.

Phần mềm kiểm kho có hệ thống logic nghiệp vụ chi tiết. Các trường phải được điền đầy đủ thông tin và số seri được tự động kiểm tra, cập nhật sau mỗi lần thao tác. Thêm vào nữa là quy trình làm việc được tích hợp để đảm bảo dữ liệu đầu vào được kiểm tra, giám sát chặt chẽ từ các phòng ban liên quan.

Về thông tin dữ liệu đầu ra

Với bảng tính excel đồng nghĩa với việc phải kiểm tra thông tin đơn hàng một cách thủ công. Từ kiểm tra lượng hàng hóa trong kho, thông tin khách hàng, công nợ,... Các công đoạn này mất rất nhiều thời gian vì phải tập hợp từ các bộ phận khác nhau. Trong khi khách hàng cần báo giá đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác thì việc kiểm tra trên file excel như vậy mất rất nhiều thời gian và mất cơ hội bán hàng.

Phần mềm kiểm kho hỗ trợ nhân viên bán hàng tư vấn phù hợp cho khách căn cứ vào lượng hàng tồn thực tế tại kho. Phần mềm cho phép ghi nhận đơn đặt hàng, thông tin khách hàng và cập nhật tự động công nợ khách hàng. Đảm bảo trải nghiệm khi mua hàng cho khách được nhanh chóng và chính xác nhất.

Về vấn đề cập nhật dữ liệu

Excel mặc dù hỗ trợ quản lý kho trên máy tính đơn giản nhưng không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục giữa các bộ phận với nhau. Người dùng nếu muốn chia sẻ thông tin, thì cầnthực hiện các thao tác sao chép, cắt, dán. Điều này tiềm ẩn rất nhiều sai sót như: xóa ô do nhầm lẫn, sao chép không đầy đủ, phá vỡ liên kết các công thức,…

Với phần mềm kiểm kho có khả năng liên kết giữa các phòng ban và được tích hợp với các ứng dụng phần mềm khác như bán hàng,khách hàng, tài chính,...và tích hợp với phần cứng như máy quét, máy in. Khi nhân viên quét một mặt hàng cụ thể, hệ thống sẽ biết ngay lập tức và cập nhật thông tin theo thời gian thực hiện và tất cả các bộ phận liên quan đều nhận được thông báo trên hệ thống.

Về báo cáo kinh doanh

Kiểm kho bằng Excel khiến người quản lý tốn rất nhiều thời gian cho việc thống kê hàng ngày. Đặc biệt, khi cần làm báo cáo cần phải lựa chọn các công thức tính, hàm toán phù hợp. Mà vấn đề này thì cần người am hiểu bảng tính Excel để có thể tạo được các báo cáo, bảng biểu chính xác.

Với phần mềm kiểm kho, người dùng chỉ cần vào mục báo cáo trên hệ thống là mọi thông tin ở kho hàng sẽ được hiển thị một cách chi tiết, trực quan nhất như:

Báo cáo tổng hợp và chi tiết nhập hàng, xuất hàng.
Báo cáo tổng hợp tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho
Cảnh báo tồn kho quá hạn, tồn kho tối thiểu, sản phẩm nào bán chạy nhất,...
In báo cáovà hỗ trợ xuất ra file Excel

Về thời gian và chi phí

Quản lý kho hàng bằng Excel khiến người dùng phải mất thời gian để tạo bảng, nhập dữ liệu thủ công từng số liệu vào file Excel từ tên hàng, mô tả sản phẩm, quy cách, kích thước, giá nhập, giá bán,… Với kho hàng lên đến hàng trăm, hàng nghìn mã sản phẩm khác nhau với đủ các thông tin như vậy sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Với phần mềm kiểm kho, người dùng chỉ việc quét mã vạch, mọi thông tin sản phẩm sẽ được cập nhật lên phần mềm, người dùng chỉ cần thao tác và điền các trường thông tin là hệ thống sẽ lưu trữ và tự động nhận diện trong những lần nhập hàng tiếp theo. Phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý tồn kho từ xa trên các thiết bị di động mà không phải trực tiếp đến kho để kiểm tra. Từ đó, tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn rất nhiều so với Excel.

Phần mềm kiểm kho IntelERP - Giải pháp tối ưu trong quản lý kho

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kiểm kho, trong đó không thể không nhắc tới phần mềm quản lý kho IntelERP. Phần mềm kiểm kho IntelERP được nhiều doanh nghiệp tin dùng và lựa chọn bởi các tính năng tối ưu giúp người dùng kiểm soát và quản lý chặt chẽ được kho hàng.

Lập và in phiếu nhập, phiếu xuất hàng, phiếu chuyển kho nội bộ, phiếu xuất kho lắp ráp, phiếu xuất công cụ dụng cụ,...trực tiếp trên phần mềm.
Quản lý chi tiết thông tin hàng hóa theo kho vật tư, lô, ngày, mã, vị trí, kích thước, màu sắc, đơn vị tính, hạn sử dụng,...
Quản lý hạn mức tồn trong kho, khai báo số lượng tồn tối đa, tối thiểu và có cảnh báo khi đến hạn mức.
Quản lý và theo dõi đơn đặt hàng, kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để tính và đưa ra kế hoạch nhập hàng.
Kết hợp máy quét mã vạch, thực hiện kiểm kê định kỳ nhanh chóng, chính xác.
Tính giá vốn tự động theo các phương pháp: giá đích danh, bình quân gia quyền, bình quân thời điểm hoặc nhập trước xuất trước.
Tự động cập nhật và tổng hợp báo cáo: bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, báo cáo tồn kho, sổ chi tiết vật tư, thẻ kho,…
Tích hợp với các phân hệ, ứng dụng khác: phân hệ mua hàng, bán hàng, quản lý sản xuất, quản lý tài chính,...,