DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG EXCEL HAY PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG NHÂN SỰ

Quản lý nhân sự là công việc chưa bao giờ dễ dàng đối với các nhà quản trị, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn lên đến hàng nghìn công nhân. Vậy bằng cách nào để có thể quản lý nhân sự cũng như tính lương cho từng nhân viên? Excel có phải là giải pháp hiệu quả hay phải thay thế bằng phần mềm chuyên dụng? Để biết được câu trả lời doanh nghiệp nên sử dụng excel hay phần mềm tính lương nhân sự, hãy cùng IntelERP tìm hiểu qua bài viết sau.

Khó khăn khi quản lý nhân sự bằng excel

Quản lý nhân sự bằng Excel là một trong những công cụ quen thuộc được sử dụng khá phổ biến. Tuy hữu ích là vậy nhưng cách quản lý nhân sự bằng Excel có những nhược điểm khó khắc phục.

*File Excel có nhiều hạn chế trong quản lý nhân sự*

Khó khăn khi quản lý quy mô lớn

Sức chứa của Excel là rất lớn, nhưng khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, lượng dữ liệu tăng lên không ngừng, việc tạo thêm trang mới, mở rộng thêm bảng làm việc là rất khó khăn. Chưa kể việc quản lý, phân loại hồ sơ nhân sự cũng khiến dung lượng lưu trữ trên excel bị quá tải.

Mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu

Excel là công cụ dùng để lưu trữ dữ liệu mà không tự xử lý được dữ liệu. Nhà quản lý phải nhập liệu thông tin theo từng dòng, cột, sheet rồi sử dụng công thức để tính toán. Hay khi xử lý, tìm kiếm thông tin lại phải di chuyển giữa nhiều sheet. Việc này khiến cho quá trình quản lý mất thời gian, công sức và không mang lại cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.

Đòi hỏi kiến thức chuyên môn

Để có thể sử dụng hiệu quả công cụ quản lý Excel, đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu các hàm tính trong Excel như hàm If, Count, Lookup, Pivot Table, Data Analysis,... Các hàm tính này là cần thiết và bắt buộc để nhà quản lý tổng hợp, tính toán và biểu hiện các con số thông qua biểu đồ, hình ảnh một cách trực quan nhất.

Dễ gặp sai sót khi nhập, xuất dữ liệu

Quản lý nhân sự bằng Excel phải cần đến thao tác của con người, từ việc nhập, tìm kiếm, chỉnh sửa, sao chép dữ liệu đều được thực hiện thủ công. Vì vậy, không thể tránh khỏi những sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình báo cáo cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Khả năng tích hợp kém

File quản lý nhân sự bằng Excel offline sẽ có rất nhiều bất tiện khi không thể tích hợp với các phần mềm khác của doanh nghiệp như phần mềm chấm công, phần mềm chat, phần mềm quản lý KPI,... Việc quản lý trở nên cồng kềnh, làm tiêu tốn thời gian, tiền bạc mà hiệu quả không cao.

Tính bảo mật không cao

File Excel không có chế độ bảo mật như các phần mềm khác. Bởi quản lý nhân sự bằng Excel sẽ không có sự phân quyền. Vì thế rất dễ bị rò rỉ thông tin hoặc bị mất dữ liệu khi máy tính bị vi-rút xâm nhập. Hay trường hợp nhiều người dùng chung một biểu mẫu trực tuyến thì một ai đó bấm nhầm thao tác sẽ có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu.

Giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Giới thiệu phần mềm quản lý nhân sự IntelERP

Hiểu được những khó khăn khi sử dụng Excel trong quản lý nhân sự, IntelERP đã xây dựng và cho ra đời phần mềm tính lương nhân sự IntelERP. Phần mềm tính lương nhân sự là phần mềm được thiết kế linh hoạt, có khả năng định nghĩa công thức, định nghĩa cách tính bảng lương, thưởng, chế độ đãi ngộ; xây dựng các chính sách tuyển dụng, quản lý, đào tạo và đánh giá nhân sự.

Ứng dụng phần mềm tính lương nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế chuyển đổi số của thời đại, mà còn mang lại nhiều hiệu quả.

+ Phần mềm hoạt động hoàn toàn tự động, thiết lập và tính toán các chính sách lương, thưởng theo từng vị trí công việc, cấp bậc.

+ Quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên theo từng phòng, ban, thuận tiện cho công tác kiểm soát, tra cứu khi cần thiết.

+ Hạn chế tối đa các thao tác thủ công, đảm bảo độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.

+ Hệ thống mở, dễ dàng tùy biến, nhà quản lý có thể làm việc ở bất kỳ đâu tại nhiều thời điểm khác nhau trên nhiều nền tảng như web app, mobile app.

+ Khả năng liên kết với các phần mềm khác góp phần tạo nên hệ thống vận hành xuyên suốt và thống nhất, giảm thiểu nhầm lẫn, sai sót trong quá trình thao tác.

+ Với tính năng phân quyền theo từng tác vụ cùng các thông tin lưu trữ trên hệ thống, dữ liệu được đảm bảo không bị chỉnh sửa, an toàn cao.

Các tính năng cơ bản của phần mềm nhân sự IntelERP

Phần mềm tính lương nhân sự IntelERP với đầy đủ các tính năng giúp nhà quản trị quản lý nhân sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Quản lý chấm công, ngày phép

+ Kết nối với máy chấm công và xử lý các thông tin tự động.

+ Xây dựng chính sách chấm công, chốt dữ liệu và chuyển qua tính lương.

+ Khai báo chính sách phép và duyệt phép linh hoạt.

+ Hỗ trợ chính sách phép bù và kết chuyển phép tự động.

Quản lý lương, thưởng, chế độ

+ Xây dựng công thức tính lương theo từng đối tượng và tính lương tự động.

+ Xây dựng chính sách lương sản phẩm, lương hiệu quả công việc và tính lương thưởng.

+ Quản lý nghiệp vụ BHXH và kết nối với các phần mềm khai báo theo quy định: iBHXH, kBHXH, VNPT, Viettel, EFY.

+ Tự động tính thuế TNCN, khai thuế và quyết toán thuế TNCN.

Quản lý tuyển dụng

+ Đề xuất kế hoạch tuyển dụng theo yêu cầu của phòng, ban.

+ Thông báo tuyển dụng, thu thập, sàng lọc ứng viên và lập lịch phỏng vấn.

+ Phân tích tình hình tuyển dụng, báo cáo và lưu trữ.

Quản lý đào tạo

+ Xây dựng kế hoạch và lập lịch đào tạo.

+ Thực hiện và đánh giá kết quả đào tạo .

+ Phân tích tình hình đào tạo về chi phí, so sánh kết quả.

Quản lý và đánh giá nhân viên

+ Xây dựng và quản lý cổng thông tin nhân viên theo phòng ban, vị trí, cơ cấu lương,...

+ Quản lý giao kế hoạch, báo cáo kết quả và đánh giá hiệu quả công việc dựa trên chỉ số KPIs.

Với các ưu điểm và tính năng nêu trên của phần mềm tính lương nhân sự IntelERP, chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp nên sử dụng excel hay phần mềm tính lương nhân sự. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.