CHI PHÍ ẨN - TẢNG BĂNG CHÌM TRONG DOANH NGHIỆP

Hiện nay, các nhà lãnh đạo đang phải đối mặt với những thách thức từ cuộc khủng hoảng kinh tế do dịch Covid-19 gây ra. Theo đó, mọi hoạt động của doanh nghiệp cần được tối ưu, trong đó hình thức tối ưu mạnh mẽ thời điểm này chính là tối ưu chi phí. Bên cạnh các chi phí hiện hữu mà doanh nghiệp có thể “cân đo đong đếm” được thì còn có các chi phí ẩn làm lãng phí nhân lực, tiền bạc cũng như sụt giảm doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu rõ hơn về loại chi phí này qua bài viết dưới đây.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn (Hidden Cost) được hiểu là các chi phí phát sinh nhưng không được báo cáo dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt và không được ghi nhận vào báo cáo tài chính. Tất nhiên, ở đây chúng ta không bàn đến những khoản chi phí “bôi trơn”. Trong khi “chi phí hiện” là những khoản chi phí có thể nhìn thấy rõ ràng như: tiền lương, tiền thuê mặt bằng và vật liệu,… thì “chi phí ẩn” giống như phần chìm của tảng băng, là những khoản phí khó nhìn thấy.

Vậy các chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần quan tâm là gì? Cùng tìm hiểu qua mục tiếp theo.

6 nhóm chi phí ẩn doanh nghiệp cần cắt giảm

Có rất nhiều chi phí ẩn tồn tại trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp. Tùy từng lĩnh vực hoạt động và đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà xác định các loại chi phí ẩn khác nhau. Trong đó, có 6 nhóm chi phí ẩn là phổ biến. Đó là:

Chi phí họp hành

Họp hành là hoạt động quen thuộc của nhiều doanh nghiệp. Đặc trưng các cuộc họp là hoạt động gồm sự tham gia của nhiều người. Thời gian của một cuộc họp khi nhân với số lượng người tham gia và giá trị lao động của họ sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.

Theo khảo sát của Doodle năm 2019, các cuộc họp gây ra lãng phí 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ. Dễ dàng nhận thấy rằng những cuộc họp vô nghĩa thường sẽ dẫn tới sự lãng phí khổng lồ về thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên.

Chi phí làm thêm giờ

Làm thêm giờ thường đồng nghĩa với khối lượng công việc tăng lên. Tuy nhiên, nhiều trường hợp là do năng suất của nhân viên thấp, quy trình làm việc chưa hiệu quả. Hoặc một số nhân viên có thể đang lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân trong khi báo cáo làm tăng ca.

Doanh nghiệp cần kiểm soát được thời gian, hiệu suất công việc của nhân viên để có thể kế hoạch tăng ca, làm thêm, làm bù hợp lý chứ không nên để tình trạng đó diễn ra thường xuyên. Điều này sẽ làm tiêu tốn chi phí, tiêu hao sức khỏe, về lâu về dài sẽ hạn chế hiệu suất của nhân viên.

Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi là chi phí ẩn thường hay thấy nhất tại các doanh nghiệp, bao gồm các chi phí về thiết bị, máy móc và nhân lực nhàn rỗi. Các tài nguyên nhàn rỗi này thường được phân bổ và sử dụng chưa hiệu quả. Ví dụ như máy móc không được sử dụng hết hay nhân viên không làm hết năng suất.

Chi phí tài nguyên nhàn rỗi nếu không được khai thác một cách hiệu quả sẽ gây ra lãng phí. Bởi doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên, vẫn phải chịu các chi phí khấu hao và bảo trì thiết bị. Đây cũng là biểu hiện của nhà quản lý thiếu đi sự đo lường, kiểm soát và phân bổ công việc hợp lý cho nhân viên.

Chi phí sắp xếp sai vị trí

Nếu nhà quản lý giao vị trí, nhiệm vụ công việc không đúng với khả năng của nhân viên sẽ làm giảm chất lượng, hiệu quả công việc, thậm chí nhân sự sẽ nghỉ việc vì cảm thấy không phù hợp. Việc mất đi một nhân viên kéo theo những nguy cơ rò rỉ thông tin, dữ liệu. Đồng thời khiến doanh nghiệp lãng phí chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, chi phí tìm nhân sự thay thế,...

Bởi vậy doanh nghiệp cần có một quy trình nhân sự hiệu quả. Nhà quản lý phải xác định được điểm mạnh, điểm yếu của mỗi nhân viên, giao việc phù hợp, đồng thời xây dựng quy trình tuyển dụng chính xác và đặt đúng người vào đúng vị trí.

Chi phí quy trình làm việc không hiệu quả

Quy trình làm việc là một chuỗi các nhiệm vụ, công việc được chỉ định và liên kết với nhau. Nếu quy trình làm việc không được tối ưu thì sẽ có nhiều tác vụ không cần thiết phát sinh dẫn tới lãng phí nhân sự, xảy ra xung đột trong các công đoạn và làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Để có thể quản lý quy trình làm việc, doanh nghiệp trước hết cần quan tâm 3 nhóm hoạt động đầu vào, sản xuất và đầu ra. Và để có thể giúp các hoạt động trên thì cần xây dựng công tác tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự; nắm bắt được tiến độ, hiệu quả công việc; quản lý thu - chi, lãi lỗ doanh nghiệp; nắm bắt được lượng và giá trị hàng hóa xuất - nhập - tồn,...

Chi phí từ các bộ phận khó kiểm soát

Bộ phận khó kiểm soát là những bộ phận không có KPI/OKR như bộ phận hành chính, nhân sự, kế toán,... Nhiều vấn đề tiêu cực dễ dàng xảy ra như làm việc chậm trễ, số liệu không chính xác hay sự gian lận trong vấn đề thu - chi làm gây ảnh hưởng đến bộ phận khác, kéo theo một lượng chi phí đáng kể mà tổ chức không nhận ra để kiểm soát.

Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ nội dung công việc tại các vị trí này. Bên cạnh các báo cáo định kỳ, đối chiếu số liệu giữa các phòng ban, nhà cung cấp, khách hàng thì ứng dụng phần mềm quản lý sẽ mang lại hiệu quả chính xác, nhanh chóng và khách quan nhất.

Giải pháp giảm thiểu chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Với thời đại công nghệ như hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm quản lý vào hoạt động doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng kiểm soát và tối ưu quy trình vận hành. Với phần mềm quản lý của IntelERP sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được các chi phí ẩn:

Cắt giảm chi phí ẩn nhờ xây dựng quy trình làm việc hiệu quả: phần mềm IntelERP sẽ giúp nhà quản lý lập kế hoạch, phân chia hạng mục, chia nhỏ giai đoạn công việc, phân bổ nguồn nhân lực, kiểm soát tiến độ công việc,...Từ đó làm cơ sở chung giúp các phòng ban, nhân sự có được những chỉ đạo kịp thời và tập trung làm tốt các nhiệm vụ được giao.
Cắt giảm chi phí ẩn nhờ các chỉ số đo lường năng suất làm việc: Phần mềm giúp nhà quản lý xem báo cáo tự động một cách chi tiết, trực quan về công việc của nhân viên. Từ đó có sự nhìn nhận, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự một cách khách quan nhằm phân bổ nhân lực hiệu quả hơn.
Cắt giảm chi phí ẩn nhờ công tác quản trị nhân sự hiệu quả: Phần mềm giúp quy trình tuyển dụng nhanh gọn, đào tạo có kế hoạch, lựa chọn đúng người, đúng việc theo đúng năng lực. Giảm thiểu tài nguyên nhàn rỗi và giảm tải áp lực công việc cho bộ phận nhân sự trong công tác giấy tờ, chấm công, tính lương,...
Ngoài ra, với phần mềm quản lý của IntelERP chi phí họp hành, giấy tờ, khấu hao thiết bị được cắt giảm. Mọi thông tin, dữ liệu đều được lưu trữ trữ trên cùng một hệ thống. Nhà quản lý có thể giao việc và quản lý từ xa, nhân viên có thể nắm bắt nhiệm vụ và báo cáo công việc được giao.

Với phần mềm quản lý doanh nghiệp của IntelERP, doanh nghiệp cắt giảm được chi phí ẩn không cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc, tự tin vượt “bão” Covid-19.