XU HƯỚNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ NGÀY CÀNG LÊN NGÔI

Trong thời đại công nghệ 4.0, chuyển đổi số là xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp. Trong đó, xây dựng văn phòng điện tử đang là một mô hình được rất nhiều doanh nghiệp hướng đến và thực hiện. Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây để thấy rõ được tại sao xu hướng văn phòng điện tử ngày càng lên ngôi như vậy.

Văn phòng điện tử là gì

Văn phòng điện tử (Digital Workplace) là môi trường làm việc mà tại đây các phần mềm công nghệ, trí tuệ nhân tạo, các phương tiện truyền thông, robots tham gia hỗ trợ con người. Văn phòng điện tử được hiểu là việc chuyển đổi mô hình làm việc từ thủ công sang tự động hóa, điện tử hóa hệ thống dữ liệu, quy trình làm việc và thay thế hoàn toàn văn phòng truyền thống.

Quy trình chuyển đổi văn phòng điện tử gồm:

+ Số hóa quy trình làm việc: xác định các giai đoạn trong quy trình, người phụ trách từng giai đoạn, các tiêu chí đánh giá ở từng giai đoạn. Sau đó số hóa quy trình làm việc từng cá nhân, phòng ban, liên phòng ban, tự động hóa quy trình biểu mẫu, đề xuất – xét duyệt,…

+ Số hóa cách thức làm việc: tổ chức làm việc từ xa,giám sát công việc, phê duyệt đề xuất, đơn từ, công văn, tài liệu,...

+ Số hóa dữ liệu: đưa mọi dữ liệu lên cùng một hệ thống để thuận tiện trong việc lưu trữ, quản lý và triển khai công việc.

Xu hướng văn phòng điện tử ngày càng gia tăng

Thời đại công nghiệp 4.0 với nhiều phát minh, ứng dụng công nghệ mới ra đời mang lại rất nhiều tiện ích và thay đổi cho cuộc sống. Việc giữ mô hình làm việc truyền thống, thói quen cũ đã không còn phù hợp trong thời buổi cạnh tranh như ngày nay Đòi hỏi các doanh nghiệp phải bắt kịp xu thế thời đại để có thể tồn tại và phát triển. Trong xu hướng đó, văn phòng điện tử ra đời, ngày càng nở rộ và được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp thay thế cho văn phòng truyền thống.

Đặc biệt, sau cuộc chiến với đại dịch Covid-19 thì xu hướng văn phòng điện tử ngày càng gia tăng.Theo báo cáo của Mckinsey: Khi bước vào đại dịch Covid-19, hầu hết các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới đều đã cho nhân viên của mình làm việc tại nhà, trao đổi và làm việc trên văn phòng điện tử thay vì đến công ty. Cụ thể:

+ Công ty Google cho 5000 nhân viên của mình làm việc tại nhà đến hết tháng 7/2021.

+ Công ty Facebook cho phép nhân viên làm việc từ xa đến hết năm 2020.

+ Twitter và Square cho biết họ sẵn sàng cho nhân viên làm việc trên văn phòng điện tử vô thời hạn.

Có thể thấy chuyển dịch lên văn phòng điện tử không chỉ là phương pháp thích nghi với làm việc từ xa và ứng phó đại dịch mà là một bước tiến để tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Cùng tìm hiểu các lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp qua phần tiếp theo.

Lợi ích khi chuyển dịch từ văn phòng truyền thống lên văn phòng điện tử

So với cách làm việc theo mô hình truyền thống thì văn phòng điện tử thể hiện rõ những ưu điểm nổi bật như sau:

*Văn phòng điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp*

Xử lý công việc nhanh chóng

Văn phòng điện tử là mô hình làm việc online, quản lý và làm việc trên hệ thống phần mềm kết nối Internet. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng giao việc và nắm bắt tiến độ thông qua smartphone, máy tính bảng, máy tính kết nối mạng Internet. Nhân viên không phải lo báo cáo giấy tờ nữa mà tập trung cho công việc năng suất, hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian tìm kiếm

Với các ứng dụng phần mềm, tài liệu số hóa được lưu trữ trong một kho lưu trữ trung tâm. Nhân viên có thể tìm thấy tài liệu chỉ qua một thao tác tìm kiếm trong tích tắc. So với việc tìm kiếm tài liệu từ một đống giấy tờ, sổ sách hay trong một thư mục bị chôn vùi trên máy tính thì việc ứng dụng văn phòng điện tử đã giúp quá trình tìm kiếm trở nên nhanh hơn nhiều.

Tiết kiệm không gian lưu trữ

Nếu như văn phòng truyền thống cần tới những chiếc tủ hồ sơ cao ngất hay những chiếc ổ cứng dung lượng lớn để lưu trữ video, hình ảnh thì văn phòng điện tử lưu trữ toàn bộ thông tin dữ liệu trên hệ thống. Với kho lưu trữ dữ liệu thông minh không giới hạn dung lượng, tất cả thành viên trong hệ thống có thể dùng, lưu trữ dữ liệu chung cũng như chia sẻ tài liệu dễ dàng.

Tiết kiệm chi phí

Số hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều các chi phí cố định hàng tháng như chi phí giấy, máy in, mực in, bưu phí, không gian văn phòng cho các tệp và thời gian của nhân viên để quản lý giấy tờ. Trong khi với số hóa tài liệu, bạn chỉ cần chi trả một chi phí nhất định để được sử dụng dịch vụ này lâu dài.

Tăng cường tính bảo mật

Tài liệu, giấy tờ có thể bị thất lạc, bị hủy hoại hoặc bị sao chép nếu không được bảo mật cẩn thận. Với phần mềm quản lý thì mọi quy trình công việc đều được phân quyền và bảo mật tuyệt đối. Hồ sơ tài liệu hay các báo cáo kết quả đều sẽ đúng người đúng việc. Vì vậy rất khó xảy ra những vấn đề nêu trên.

Bảo vệ môi trường

Văn phòng điện tử làm giảm thiểu lượng giấy tờ đồng nghĩa giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường đồng thời giảm mức độ khai thác cây xanh của các xí nghiệp nhà máy giấy. Từ đó, góp phần bảo vệ môi trường tốt hơn.

Với nhiều lợi ích tối ưu như vậy, có thể thấy rằng xu hướng văn phòng điện tử ngày càng lên ngôi đã, đang và sẽ là mô hình làm việc chủ đạo ở các doanh trong thời gian không xa. Và để có thể bắt đầu với văn phòng điện tử, doanh nghiệp cần lựa chọn một đơn vị cung cấp các phần mềm uy tín đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như quá trình cung cấp dịch vụ.

Là một trong những đơn vị đi tiên phong trong việc cung cấp giải pháp phần mềm ứng dụng, IntelERP xây dựng bộ giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp với đầy đủ các tính năng tiện ích phục vụ cho việc quản lý và thực hiện công việc được nhanh chóng, thuận tiện.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể và chi tiết !