XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHUẨN HÓA CHO DOANH NGHIỆP

Xây dựng quy trình làm việc là điều cần thiết và gần như bắt buộc tại các danh nghiệp. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, công việc này có thể làm mất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn. Vậy làm thế nào để xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa cho doanh nghiệp? Cùng IntelERP tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau

Quy trình làm việc là gì

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp là những nhiệm vụ, công việc được thực hiện từng bước theo tiêu chuẩn đặt ra để hoàn thành mục tiêu, kế hoạch. Một quy trình làm việc chuẩn và chuyên nghiệp nếu được thực hiện tốt sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc cho nhân viên.
Đảm bảo công việc được vận hành trơn tru giữa các phòng ban.
Giảm thiểu rủi ro nhờ việc lên kế hoạch, nắm bắt và giám sát công việc.
Tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết.

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc

Xác định nhu cầu và mục tiêu

Để xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả thì doanh nghiệp cần xác định nhu cầu, mục tiêu. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích xây dựng quy trình là gì? Đó có thể là tái cấu trúc doanh nghiệp, nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn mới hay theo yêu cầu của cấp lãnh đạo,....Sau khi xác định được mục tiêu và nhu cầu thì doanh nghiệp sẽ thực hiện xác định các bước thực hiện công việc.

Xác định các bước của quy trình

Tùy theo tính chất công việc mà sẽ có những bước thực hiện khác nhau. Hiện nay, công thức 5W+ 1H được nhiều doanh nghiệp sử dụng để phân tích các bước của một quy trình làm việc:

What? Xác định nội dung công việc là gì
Why? Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc ra sao
Who? Xác định ai là người thực hiện công việc
When? Xác định thời gian thực hiện công việc
Where? Xác định địa điểm, nơi thực hiện
How? Xác định cách thức thực hiện như thế nào

Để có thể thực hiện được các nội dung trên, doanh nghiệp cần xác định 5M (nguồn lực thực hiện), cụ thể:

Man: nhân lực thực hiện công việc
Money: ngân sách thực hiện công việc
Machine: máy móc, công nghệ hỗ trợ công việc
Material: lựa chọn nhà cung ứng thích hợp
Method: phương pháp thực hiện từng việc

Triển khai quy trình

Khi đã hoàn thành các bước trên, tiếp theo nhà quản lý sẽ bắt đầu triển khai quy trình của doanh nghiệp mình và áp dụng vận hành vào trong thực tế. Quá trình triển khai này có thể được thực hiện qua 2 giai đoạn:

Thử nghiệm ở một bộ phận, giai đoạn, lĩnh vực: mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không để đo lường tính khả thi của quy trình.
Triển khai trên toàn hệ thống: sau khi xây dựng quy trình trên lý thuyết, mô hình hóa và thử nghiệm thì doanh nghiệp có thể triển khai trên toàn hệ thống để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Kiểm tra và đánh giá quy trình

Để quá trình làm việc được hiệu quả và vận hành trơn tru thì cần có sự kiểm tra, kiểm soát trong quá trình thực hiện. Mục đích của việc kiểm tra là nhằm đảm bảo quy trình được thực hiện chính xác và đánh giá đúng mức độ tối ưu, từ đó đưa ra những cải tiện phù hợp cho bộ máy vận hành.

Công việc kiểm soát cần được thực hiện nghiêm túc thông qua các yếu tổ: phương pháp đo lường, công cụ dụng cụ thực hiện kiểm tra, các bước cần kiểm tra, tần suất kiểm tra, người thực hiện kiểm tra, những điểm trọng yếu cần kiểm tra,...

Đơn giản hoá quy trình làm việc với IntelERP

Để có thể xây dựng bộ quy trình làm việc nhanh chóng và chính xác thì cần phải trang bị thêm những nền tảng hỗ trợ công nghệ số. Và một trong top những phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện này phải kể đến là phần mềm quản lý giao việc IntelERP.

Với IntelERP, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện đồng bộ trên một nền tảng chung hống nhất và trực tuyến. Bài toán về quy trình làm việc từ đó được giải quyết dễ dàng.

Giao việc nhanh chóng: Công việc được quản lý theo hệ thống cây công việc, bao gồm đầu mục công việc lớn và các công việc con. Nhà quản lý có thể dễ dàng phân cấp công việc, nhập nội dung công việc cần giao, chỉ định người nhận công việc, thời gian thực hiện,...Nhân viên nắm bắt được công việc, chủ động hoàn thành theo đúng dateline, KPIs được giao.
Kiểm soát quy trình chặt chẽ: Các đầu mục công việc đã giao được kiểm soát chặt chẽ bằng hệ thống báo cáo trực quan bằng hình ảnh, bảng, biểu cũng như tương tác trực tiếp trên phần mềm để trao đổi và hỗ trợ công việc kịp thời.
Hỗ trợ upload và lưu lại các file tài liệu liên quan đến công việc được giao cũng như tính năng phân quyền cho người sử dụng đảm bảo độ bảo mật cao.

Xây dựng quy trình làm việc chuẩn hóa cho doanh nghiệp là mấu chốt trong quá trình quản lý. Với phần mềm giao việc IntelERP, quá trình giao việc trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn, mang lại những thành công vượt trội và nhiều lợi ích không ngờ.