NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG QUẢN LÝ KHO HÀNG VÀ GIẢI PHÁP

Quản lý hàng tồn kho luôn luôn là một trong những vấn đề cần được quan tâm tại các doanh nghiệp. Bởi tình trạng thâm hụt hoặc tồn ảo luôn xảy ra trong công tác quản lý kho hàng làm ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh. Vậy những khó khăn trong quản lý kho hàng và giải pháp là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Những khó khăn trong quản lý kho hàng

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình quản lý và vận hành kho hàng. Có thể kể đến một vài khó khăn sau: .

Khó khăn trong đảm bảo định mức tồn

Đảm bảo định mức tồn kho tối thiểu là yêu cầu bắt buộc của tất cả doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, với cách quản lý kho theo phương pháp cũ thì không thể cập nhật tức thì chính xác lượng tồn kho cao nhất, lượng tồn kho thấp nhất cũng như không xác định được thứ tự tiêu thụ các mặt hàng trong kho. Doanh nghiệp có thể lâm vào tình cảnh dự trữ quá nhiều hoặc không đủ hàng hóa. Từ đó, ảnh hưởng đến kế hoạch xuất/nhập hàng và sự lưu chuyển dòng tiền trong kho.

Khó khăn trong quá trình kiểm kho

Kiểm tra hàng hóa có lẽ là nỗi ám ảnh của bất cứ nhân viên nào. Bởi số lượng hàng hóa nhiều, lại có nhiều mặt hàng na ná giống nhau và được sắp xếp tràn lan không theo lô, kệ. Quá trình kiểm tra vì vậy thường mất rất nhiều thời gian, công sức chưa kể đến là sự sai sót, nhầm lẫn là khó tránh khỏi khi thực hiện thủ công. Thậm chí, kho hàng gặp phải tình trạng một số mặt hàng bị hỏng, hết hạn sử dụng mà nhân viên kho cũng không thể nắm bắt được.

Khó khăn trong quá trình xuất - nhập hàng

Việc xuất - nhập hàng thủ công có hạn chế lớn nhất là không ghi nhận được số lô/batch cũng như không thể truy vết được số lô/bath đã bán cho khách khi có sự cố xảy ra. Thêm nữa là có rất nhiều mã hàng giống nhau, không gian lưu trữ chật hẹp, hàng hóa không được bố trí khoa học sẽ rất mất thời gian trong việc nhập, xuất hàng

Khó khăn trong kiểm soát tồn kho tức thì

Khi tư vấn bán hàng, nhân viên cần biết chính xác số lượng hàng tồn kho ngay tức thì mà không mất thời gian chờ đợi thủ kho, kế toán lập và gửi báo cáo. Việc không nắm bắt được tồn kho tức thì, để khách hàng phải chờ đợi sẽ rất dễ bị khách hàng đánh giá và ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.

Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả với phần mềm quản lý kho hàng IntelERP

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát các khó khăn trên bằng việc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng IntelERP bởi các lợi ích và tính năng của phần mềm mang lại giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát chặt chẽ tồn kho

Hàng hóa được quản lý chi tiết theo từng danh mục, mã hàng, màu sắc, kích thước, chất liệu, quá trình xuất nhập, hạn sử dụng,... và được báo cáo chi tiết xuất - nhập - tồn chi tiết mọi lúc mọi nơi chỉ với một thiết bị có kết nối Internet như điện thoại di động, máy tính bảng hay laptop.
Quá trình kiểm kê hàng hóa nhanh chóng nhờ phần mềm tích hợp với thiết bị đọc mã vạch. Thay vì phải mất hàng giờ, hàng tuần để kiểm đếm thủ công mà số liệu đôi khi không đảm bảo độ chính xác thì nay chỉ mất vài giây để quét mã vạch, kiểm tra số lượng từng sản phẩm. Số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật lên phần mềm nhanh chóng, rút ngắn đáng kể thời gian nhập liệu.
Phần mềm cho phép tạo phiếu chuyển hàng đơn giản giữa các chi nhánh. Với việc nhập chi nhánh nhận, chi nhánh chuyển và sản phẩm cần chuyển vào phiếu chuyển là phần mềm sẽ tự động cập nhật tăng, giảm giữa hai chi nhánh. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử chuyển hàng và trạng thái chuyển hàng khi cần thiết.
Phần mềm quản lý kho hàng hỗ trợ khai báo hàng hóa theo định mức tồn tối thiểu, tối đa và hạn sử dụng và sẽ thông báo biết khi hàng hóa tồn kho dưới hoặc trên định mức hoặc hàng sắp đến hạn sử dụng. Từ đó, chủ doanh nghiệp có kế hoạch nhập bổ sung, thúc đẩy sản lượng hoặc thanh lý hàng tồn đúng hạn. Tránh được tình trạng hết hàng làm gián đoạn kinh doanh và xoay vòng vốn tồn kho kịp thời.

Chủ động việc nhập hàng

Thay vì phải tính toán, ước lượng số lượng hàng nhập, bạn chỉ cần nhìn vào danh sách các sản phẩm bán chạy, mặt hàng sắp hết hàng, đang hết hàng. Với việc khai báo định mức và thông báo hàng tồn tối thiểu trên phần mềm, để đưa ra quyết định và quản lý nhập hàng chính xác
Phần mềm kết nối máy quét mã vạch, bạn có thể tạo đơn nhập hàng nhanh chóng. Chỉ cần "tít" mã vạch trên sản phẩm, tồn kho sản phẩm được tự động cập nhật, rất đơn giản và nhanh chóng.
Cho phép đặt hàng trước, bán trước khi nhập kho, ghi nhận và trả lại hàng lỗi, hàng hư hỏng hoặc hàng bán chậm theo thỏa thuận hoặc bỏ theo dõi tồn kho.
Cho phép truy xuất công nợ phải trả nhà cung cấp chi tiết theo mã đặt hàng, đơn đặt hàng, thời gian, số tiền, lịch sử thanh toán,... giúp chủ doanh nghiệp có kế hoạch thanh toán hợp lý.

Tối ưu hoạt động bán hàng

Hệ thống báo cáo chi tiết các mặt hàng bán chạy, mặt hàng tồn số lượng nhiều, mặt hàng sắp đến hạn sử dụng,... giúp doanh nghiệp có kế hoạch đẩy hàng cũng như thanh lý hàng tồn kịp thời.
Nhân viên chủ động trong quá trình tư vấn bán hàng nhờ nắm bắt nhanh chóng, tức thời số lượng các mã hàng tồn trong kho chỉ bằng cú click chuột đơn giản.
Cho phép tạo đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho và hợp nhất đơn hàng vào một biên lai duy nhất để giảm thiểu tình trạng lộn xộn.
Cho phép ghi nhận công nợ khách hàng chi tiết theo mã hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, thời gian, số tiền, lịch sử thanh toán,...

Với phần mềm quản lý kho hàng IntelERP, công việc quản lý kho trở nên đơn giản và nhanh chóng.